UNIT 13
Outsource IT
Reasons to outsource
- เพิ่มประสิทธิภาพในการสร้างความสามารถหลักให้แก่องค์กร โดยเน้นไปที่ความสามารถหลัก หรือ core competency ขององค์กร และ outsource สิ่งที่ไม่เชี่ยวชาญออกไป
- ลดต้นทุนหรือค่าใช้จ่ายบางส่วน
- เพื่อเพิ่มความรวดเร็วในการตอบสนองต่อตลาด โดยช่วยลดขั้นตอน หรือกระบวนการที่ต้องจัดการลง ทำให้กระบวนการทางธุรกิจรวดเร็วมากขึ้น
- สร้างนวัตกรรมใหม่ๆ
Outsource IT Function
- Application maintenance : ส่วนงานบำรุงรักษาแอพพลิเคชั่น
- Telecommunications/LAN
- PC maintenance
Outsourcing Agreements
- Transactional outsourcing agreements: การ outsource บางกระบวนการ
- Co-sourcing alliances : การร่วมมือกันระหว่าง ลูกค้า บริษัท และ vender ที่รับ outsource ในการทำโครงการร่วมกัน เช่น การพัฒนา หรืองานบำรุงรักษาแอพพลิเคชั่นร่วมกัน
- Strategic partnership : การ outsource จากบริษัทคู่สัญญาบริษัทเดียว เนื่องจากเป็นผู้มีความชำนาญ เชี่ยวชาญสูง ซึ่งมีข้อดีในการรักษาความลับ และข้อมูลองค์กรได้ดี
Outsourcing Benefits
- Financial: ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน รวมถึงไม่เปลืองพื้นที่สำนักงาน
- Technical: ช่วยให้การทำงานเร็วขึ้น และได้รับ technical skill เร็วขึ้น
- Management: ช่วยลดความเสี่ยงที่จะได้รับซอฟท์แวร์ที่แย่
- Human Resource: พนักงานฝ่ายไอทีส่วนมากจะมีอัตราการลาออกสูง การ outsource จะทำให้ลดปัญหาในส่วนนี้ได้ รวมถึงทำให้ไม่ต้องคอยสร้างคน แต่จะได้คนมีคุณภาพเลย
- Quality : ช่วยให้การดำเนินงานมีคุณภาพมากขึ้น โดยอาจมีการทำ Service level agreement เพื่อให้ได้คุณภาพตามต้องการ หรือที่ตกลงกัน
- Flexibility: ทำให้ตอบสนองต่อความต้องการได้อย่างรวดเร็ว และองค์กรสามารถที่จะควบคุมความต้องการด้าน IT ได้
Risk Associated with Outsourcing
- Shrinking: การที่ vendor ไม่สามารถทำงานให้เราได้ไม่เต็มที่
- Poaching: การที่ vendor อาจนำข้อมูลหรือระบบของบริษัทเราไปขายให้กับบุคคลอื่นๆความสามารถทางการแข่งขันในด้านความแตกต่างของบริษัทลดลง
- Opportunistic re-pricing: การที่ vendor อาจมีการต่อรอง
Hidden Costs ของการ Outsource
แม้จะมีประโยชน์ต่อองค์กรธุรกิจอย่างมาก แต่การ Outsource จะมีต้นทุนในการวิเคราะห์เปรียบเทียบเลือก vendor (benchmark) การติดต่อ ทำสัญญา การแลกเปลี่ยนความรู้ และต้นทุนในการส่งคนไปช่วย vendor
Strategies for Risk Management in Outsourcing
- Understand project ทำความเข้าใจ project อย่างถ่องแท้
- Divide & conquer แบ่งProject ใหญ่ๆออกเป็นส่วนงานย่อยๆ
- Align incentives ให้รางวัลพนักงานตามผลงานรายกิจกรรมหรือรายโครงการ
- write short-period contracts ทำสัญญาในระยะสั้น เพื่อให้เกิดแรงจูงใจในการทำงาน
- Control subcontracting ตรวจสอบ Sub-contracting ว่าบริษัทที่ไปจ้างต่อดีหรือไม่
- Do selective outsourcing เฉพาะส่วนงานที่มิใช่ความสามารถหลัก (CORE) ขององค์กร
Offshore Outsourcing
ควรคำนึงถึงปัจจัยสภาวะของธุรกิจและการเมืองของประเทศที่เราจะ Offshore Outsourcing รวมถึงโครงสร้างต่างๆว่าสามารถรองรับกับระบบ IT ได้หรือไม่ , สภาพเศรษฐกิจ, กฎหมาย, วัฒนธรรม ส่วนประเภทงานที่ไม่ควร Offshore Outsourcing ได้แก่
- งานที่ไม่เป็น routine
- งานที่ทำให้เราเสียอำนาจในการควบคุมการดำเนินงานหลัก หากทำการ outsource
- มีความเสี่ยงในด้านความปลอดภัยของข้อมูล
- งานที่จำเป็นต้องใช้ความรู้ ทักษะต่างๆประกอบเข้าด้วยกัน
Risk of Offshore Outsourcing
- อาจมีค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเกินกว่าที่ตกลงกัน หรือเป็นค่าใช้จ่ายบางอย่างที่ไม่คาดคิดที่อาจเกิดจากปัจจัยภายนอก เช่น ค่าใช้จ่ายด้านภาษีที่รัฐบาลประเทศนั้นเรียกเก็บเพิ่ม เป็นต้น
- ความเสี่ยงในด้านของความปลอดภัยในข้อมูลหรือองค์ความรู้ขององค์กร ที่องค์กรเองไม่สามารถติดตามดูแลได้ รวมถึงกระบวนการในการผลิตต่างๆที่อาจดูแลไม่ทั่วถึง ทำให้เกิดความเสียหาย หรือข้อผิดพลาดขึ้นได้ รวมถึงการไม่ก่อให้เกิด innovative แก่องค์กร
- อาจทำให้สูญเสียความรู้ หรือกระบวนการทางธุรกิจขององค์กรออกไป
- อาจทำให้เกิดปัญหาการที่ vender ไม่สามารถทำตามที่ตกลงไว้ได้ทัน และการที่เป็น offshore จะทำให้ยากที่จะจัดการแก้ไข
งานที่ไม่ควรทำ Offshore Outsourcing
- งานที่ยังไม่มี process เขียนไว้ชัดเจน
- งานที่เป็นอาจทำให้องค์กรเสียหายได้มากหากทำการ outsource เช่น บริษัทเครือข่ายโทรคมนาคม มีรายได้หลักจากค่าโทรศัพท์ ก็ไม่ควรที่จะ outsource งานเก็บเงินค่าโทรออไป
- งานที่ก่อให้เกิดความเสี่ยงด้านทรัพย์สินทางปัญญา
- งานที่ต้องใช้ความรู้หลายอย่างรวมกัน ซึ่งแทนที่จะ outsource อาจจ้างผู้เชี่ยวชาญมาทำในองค์กรแทน
การประเมินผลการ Outsource
อาจใช้ BSC (Balanced Scorecard) ในการประเมินการ outsource และในกรณีที่มี vender คู่ค้าหลายกิจการ ก็อาจใช้มาตรวัดนี้ในการประเมินแต่ละเจ้าเปรียบเทียบกันได้
ความยากในการประเมินคือ การติดตามว่า vender แต่ละกิจการ ว่าดำเนินขั้นตอนไปถึงขั้นใด เป็นไปตามที่ตกลงกันไว้ในสัญญาหรือไม่
UNIT 16
The Framework of IT Application Acquisition
Acquiring and Developing Business Applications
ประเด็นที่ต้องคำนึงถึงในการซื้อ IT Application
- ขนาดและประเภท
- Applicationมีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา
- Applicationมีความเกี่ยวข้องกับหลายBusiness partner
- วิธีการได้Applicationมาไม่ได้มีวิธีเดียว
- Application มีวิธีการได้มาและวิธีการใช้ที่แตกต่างกัน
กระบวนการในการ Acquired IT Application
Step 1 – planning, identifying, & justifying IT-based systems – ระบุระบบสารสนเทศมาจาก ผู้ใช้งานแต่ละแผนก ข้อบังคับตามกฎหมาย คำแนะนำของผู้ตรวจสอบบัญชี เป็นต้น ซึ่งต้องมีความเข้าใจในระบบเดิมก่อน แล้วพิจารณาสิ่งที่ควรปรับปรุง รวมทั้งการวางขอบเขตของค่าใช้จ่าย ตารางเวลางานให้ชัดเจน และทำการประเมินความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น
Step 2 – creating an IT architecture – plan for organizing underlying infrastructure & applications of IT project
Step 3 – selecting an acquisition option –
3.1) Build in house พัฒนาระบบภายในองค์กร3.2) Vendor build custom made system ให้vendor ทำ custom-made system
3.3) Buy existing application and install with/without modifications ซื้อระบบโดยไม่มีการปรับเปลี่ยนระบบ3.4) Lease เหมาะกับบริษัทที่มีความจำกัดด้าน IT หรือ ระบบเทคโนโลยีนั้นๆ มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว3.5) Enter partnership or alliance
3.6) Use combination หลายวิธีร่วมกัน
3.3) Buy existing application and install with/without modifications ซื้อระบบโดยไม่มีการปรับเปลี่ยนระบบ3.4) Lease เหมาะกับบริษัทที่มีความจำกัดด้าน IT หรือ ระบบเทคโนโลยีนั้นๆ มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว3.5) Enter partnership or alliance
3.6) Use combination หลายวิธีร่วมกัน
Step 4 – testing, installing, integrating & deploying IT applications. ทำการติดตั้งระบบ แล้วทดสอบว่าสามารถใช้งานได้จริงหรือไม่ โดยพิจารณาเรื่องของเวลาและต้นทุน
Step 5 – operations, maintenance & updating. ทำการปรับปรุงระบบให้เป็นปัจจุบันอย่างสม่ำเสมอ เนื่องจากเทคโนโลยีมีการเปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว
บุญชัย ฉัตรโชคเฉลิมพร
5202112891
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น