Class 5 : Information Technology Economics

Case: Justifying investment in IT and EC (E-commerce) at California state automobile association

ระบบ IT ที่ใกล้หมดอายุแล้ว จึงทำให้เกิดปัญหามากมาย การแก้ปัญหาทำด้วยการซื้อระบบใหม่ สรุปเป็น concept คือ Problem, Solution และ Results

Technology and economic trends and the productivity paradox

เนื่องจากการคาดการพบว่าความสามารถ power of computer chip จะเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่าทุกๆ 18-24 เดือน ดังนั้นลูกค้าจึงมีโอกาสที่องค์กรจะซื้อของดีในราคาที่ถูกมากขึ้น เนื่องจากราคาจะปรับลดลงอย่างรวดเร็ว  จึงทำให้ผลประกอบการของบริษัทที่ได้จากผลิตภัณฑ์ (Price to performance ratio) นั้นลดลงแบบ exponential ซึ่งแสดงให้เห็นว่าเทคโนโลยีนั้นมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว

Productivity Paradox
                การลงทุนใน IT จะเห็นว่ามี case ที่แสดงถึงความสำเร็จของ IT project มากมาย แต่บางทีอาจจะไม่ได้เกิดผลดีเสมอไป อาจจะทำให้ Productivity แย่ลงได้ ซึ่งเกิดจากหลายๆอย่าง เพราะการลงทุนทางด้าน IT อาจไม่ก่อให้เกิดผลได้ในทันที เช่น

-   Productivity gains are not shown in data or analysis

-   Productivity gains are offset by losses from the same IT in other areas

-   Productivity gains are offset by high costs

-   Time lag may distort the picture

-   Actual use of IT system is different from what was envisioned

Evaluating IT Investments: Need, Benefits, Issues, and Traditional Methods

ในการที่จะตัดสินใจลงทุนใน IT ต้องดูจากผลตอบแทนระยะยาวเพื่อเลือกลงทุน โดยพิจารณา ดังนี้

-   Strategic Considerations

-   Tactical Considerations

-   Operational Considerations

-   Intangibles

-   Tangibles

-   ต้องมีเครื่องมือวัดที่ดี

-   Cost and Benefit  โดยที่ Cost-Benefit Evaluation Techniques มีดังนี้

-    Net Profit

-    Payback period

-    Return on investment (ROI)

-    Net present value (NPV)

-    Interest rate of return (IRR)

ความยากในการวัด Productivity and performance gain มีดังนี้

-   Incorrect defining

-   Time lags

-   Relationship between IT investment and organizational performance difficult to find

Advanced Methods for Justifying IT investment and Using IT Metrics

-   Business case

-   Total cost (and benefits) of ownership

-   Balanced scorecard method

-   Benchmark เป็น Objective measure performance

Examples of IT Project Justification

-   E-Procurement Metrics ใช้ระบบ Electronic online จะช่วยให้ได้ Supplier ที่ต้นทุนต่ำลง

-   CRM

-   E-training

Economic Aspects of IT and Web-Based Systems

E-commerce จะช่วยให้กิจการมียอดขายมากขึ้น ซึ่งทำให้การผลิตเกิด Economies of scale และมีต้นทุนลดลง อย่างไรก็ตาม E-commerce มีข้อเสียคือ อาจเป็นการดึงดูดคู่แข่งเข้าสู่การแข่งขันในด้านนี้มาก

Managerial Issues

-   Constant growth & Change

-   Shift from tangible to intangible benefits

-   Not a sure thing

-   Chargeback

-   Risk

-   How to measure the value of IT investment?

-   Who should conduct a justification?

บุญชัย ฉัตรโชคเฉลิมพร
5202112891

Lecture 4 : Outsourcing, Offshoring, and IT as a Subsidiary

UNIT 13

Outsource IT

Reasons to outsource

 - เพิ่มประสิทธิภาพในการสร้างความสามารถหลักให้แก่องค์กร โดยเน้นไปที่ความสามารถหลัก หรือ core competency ขององค์กร และ outsource สิ่งที่ไม่เชี่ยวชาญออกไป

                 - ลดต้นทุนหรือค่าใช้จ่ายบางส่วน

 - เพื่อเพิ่มความรวดเร็วในการตอบสนองต่อตลาด โดยช่วยลดขั้นตอน หรือกระบวนการที่ต้องจัดการลง ทำให้กระบวนการทางธุรกิจรวดเร็วมากขึ้น

 - สร้างนวัตกรรมใหม่ๆ

Outsource IT Function

-          Application maintenance : ส่วนงานบำรุงรักษาแอพพลิเคชั่น

-          Telecommunications/LAN

-          PC maintenance

Outsourcing Agreements

-          Transactional outsourcing agreements: การ outsource บางกระบวนการ

-          Co-sourcing alliances : การร่วมมือกันระหว่าง ลูกค้า บริษัท และ vender ที่รับ outsource ในการทำโครงการร่วมกัน เช่น การพัฒนา หรืองานบำรุงรักษาแอพพลิเคชั่นร่วมกัน

-          Strategic partnership : การ outsource จากบริษัทคู่สัญญาบริษัทเดียว เนื่องจากเป็นผู้มีความชำนาญ เชี่ยวชาญสูง ซึ่งมีข้อดีในการรักษาความลับ และข้อมูลองค์กรได้ดี

Outsourcing Benefits

-          Financial: ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน รวมถึงไม่เปลืองพื้นที่สำนักงาน

-          Technical: ช่วยให้การทำงานเร็วขึ้น และได้รับ technical skill เร็วขึ้น

-          Management: ช่วยลดความเสี่ยงที่จะได้รับซอฟท์แวร์ที่แย่

-          Human Resource: พนักงานฝ่ายไอทีส่วนมากจะมีอัตราการลาออกสูง การ outsource จะทำให้ลดปัญหาในส่วนนี้ได้ รวมถึงทำให้ไม่ต้องคอยสร้างคน แต่จะได้คนมีคุณภาพเลย

-          Quality : ช่วยให้การดำเนินงานมีคุณภาพมากขึ้น โดยอาจมีการทำ Service level agreement เพื่อให้ได้คุณภาพตามต้องการ หรือที่ตกลงกัน

-          Flexibility: ทำให้ตอบสนองต่อความต้องการได้อย่างรวดเร็ว และองค์กรสามารถที่จะควบคุมความต้องการด้าน IT ได้

Risk Associated with Outsourcing

                  - Shrinking: การที่ vendor ไม่สามารถทำงานให้เราได้ไม่เต็มที่

                  - Poaching: การที่ vendor อาจนำข้อมูลหรือระบบของบริษัทเราไปขายให้กับบุคคลอื่นๆความสามารถทางการแข่งขันในด้านความแตกต่างของบริษัทลดลง

                - Opportunistic re-pricing: การที่ vendor อาจมีการต่อรอง

Hidden Costs ของการ Outsource

แม้จะมีประโยชน์ต่อองค์กรธุรกิจอย่างมาก แต่การ Outsource จะมีต้นทุนในการวิเคราะห์เปรียบเทียบเลือก vendor (benchmark) การติดต่อ ทำสัญญา การแลกเปลี่ยนความรู้ และต้นทุนในการส่งคนไปช่วย vendor

Strategies for Risk Management in Outsourcing

- Understand project ทำความเข้าใจ project อย่างถ่องแท้

- Divide & conquer แบ่งProject ใหญ่ๆออกเป็นส่วนงานย่อยๆ

- Align incentives ให้รางวัลพนักงานตามผลงานรายกิจกรรมหรือรายโครงการ

- write short-period contracts ทำสัญญาในระยะสั้น เพื่อให้เกิดแรงจูงใจในการทำงาน

- Control subcontracting ตรวจสอบ Sub-contracting ว่าบริษัทที่ไปจ้างต่อดีหรือไม่

- Do selective outsourcing เฉพาะส่วนงานที่มิใช่ความสามารถหลัก (CORE) ขององค์กร

Offshore Outsourcing

ควรคำนึงถึงปัจจัยสภาวะของธุรกิจและการเมืองของประเทศที่เราจะ Offshore Outsourcing รวมถึงโครงสร้างต่างๆว่าสามารถรองรับกับระบบ IT ได้หรือไม่ , สภาพเศรษฐกิจ, กฎหมาย, วัฒนธรรม ส่วนประเภทงานที่ไม่ควร Offshore Outsourcing ได้แก่

- งานที่ไม่เป็น routine

- งานที่ทำให้เราเสียอำนาจในการควบคุมการดำเนินงานหลัก หากทำการ outsource

- มีความเสี่ยงในด้านความปลอดภัยของข้อมูล

- งานที่จำเป็นต้องใช้ความรู้ ทักษะต่างๆประกอบเข้าด้วยกัน

Risk of Offshore Outsourcing

- อาจมีค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเกินกว่าที่ตกลงกัน หรือเป็นค่าใช้จ่ายบางอย่างที่ไม่คาดคิดที่อาจเกิดจากปัจจัยภายนอก เช่น ค่าใช้จ่ายด้านภาษีที่รัฐบาลประเทศนั้นเรียกเก็บเพิ่ม เป็นต้น

- ความเสี่ยงในด้านของความปลอดภัยในข้อมูลหรือองค์ความรู้ขององค์กร ที่องค์กรเองไม่สามารถติดตามดูแลได้ รวมถึงกระบวนการในการผลิตต่างๆที่อาจดูแลไม่ทั่วถึง ทำให้เกิดความเสียหาย หรือข้อผิดพลาดขึ้นได้ รวมถึงการไม่ก่อให้เกิด innovative แก่องค์กร

                - อาจทำให้สูญเสียความรู้ หรือกระบวนการทางธุรกิจขององค์กรออกไป

- อาจทำให้เกิดปัญหาการที่ vender ไม่สามารถทำตามที่ตกลงไว้ได้ทัน และการที่เป็น offshore จะทำให้ยากที่จะจัดการแก้ไข

งานที่ไม่ควรทำ Offshore Outsourcing

-            งานที่ยังไม่มี process เขียนไว้ชัดเจน

-            งานที่เป็นอาจทำให้องค์กรเสียหายได้มากหากทำการ outsource เช่น บริษัทเครือข่ายโทรคมนาคม มีรายได้หลักจากค่าโทรศัพท์ ก็ไม่ควรที่จะ outsource งานเก็บเงินค่าโทรออไป

-            งานที่ก่อให้เกิดความเสี่ยงด้านทรัพย์สินทางปัญญา

-            งานที่ต้องใช้ความรู้หลายอย่างรวมกัน ซึ่งแทนที่จะ outsource อาจจ้างผู้เชี่ยวชาญมาทำในองค์กรแทน

การประเมินผลการ Outsource

                อาจใช้ BSC (Balanced Scorecard) ในการประเมินการ outsource และในกรณีที่มี vender คู่ค้าหลายกิจการ ก็อาจใช้มาตรวัดนี้ในการประเมินแต่ละเจ้าเปรียบเทียบกันได้

                ความยากในการประเมินคือ การติดตามว่า vender แต่ละกิจการ ว่าดำเนินขั้นตอนไปถึงขั้นใด เป็นไปตามที่ตกลงกันไว้ในสัญญาหรือไม่

UNIT 16

The Framework of IT Application Acquisition

Acquiring and Developing Business Applications

ประเด็นที่ต้องคำนึงถึงในการซื้อ IT Application

                        - ขนาดและประเภท

                - Applicationมีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา

                        - Applicationมีความเกี่ยวข้องกับหลายBusiness partner

                - วิธีการได้Applicationมาไม่ได้มีวิธีเดียว

                - Application มีวิธีการได้มาและวิธีการใช้ที่แตกต่างกัน

กระบวนการในการ Acquired IT Application

Step 1 – planning, identifying, & justifying IT-based systems – ระบุระบบสารสนเทศมาจาก ผู้ใช้งานแต่ละแผนก ข้อบังคับตามกฎหมาย คำแนะนำของผู้ตรวจสอบบัญชี เป็นต้น ซึ่งต้องมีความเข้าใจในระบบเดิมก่อน แล้วพิจารณาสิ่งที่ควรปรับปรุง รวมทั้งการวางขอบเขตของค่าใช้จ่าย ตารางเวลางานให้ชัดเจน และทำการประเมินความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น

Step 2 – creating an IT architecture – plan for organizing underlying infrastructure & applications of IT project

Step 3 – selecting an acquisition option –

3.1) Build in house พัฒนาระบบภายในองค์กร3.2) Vendor build custom made system ให้vendor ทำ custom-made system
3.3) Buy existing application and install with/without modifications ซื้อระบบโดยไม่มีการปรับเปลี่ยนระบบ3.4) Lease เหมาะกับบริษัทที่มีความจำกัดด้าน IT หรือ ระบบเทคโนโลยีนั้นๆ มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว3.5) Enter partnership or alliance
3.6) Use combination หลายวิธีร่วมกัน

Step 4 – testing, installing, integrating & deploying IT applications. ทำการติดตั้งระบบ แล้วทดสอบว่าสามารถใช้งานได้จริงหรือไม่ โดยพิจารณาเรื่องของเวลาและต้นทุน

Step 5 – operations, maintenance & updating.  ทำการปรับปรุงระบบให้เป็นปัจจุบันอย่างสม่ำเสมอ เนื่องจากเทคโนโลยีมีการเปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว

บุญชัย ฉัตรโชคเฉลิมพร

5202112891